Trajet et déplacement professionnel : tout savoir sur la réglementation

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Dans le cadre de l’atteinte régulière de leurs objectifs et obligations professionnelles, au cours de leurs années de service, de nombreux salariés peuvent être amenés à effectuer des déplacements généralement  qualifiés de déplacements professionnels.  Entre les temps de trajets et les temps de prévenance de la nécessité de ces déplacements, il y’a un ensemble d’informations très  stratégiques à connaître et surtout à transmettre à sa hiérarchie afin d’éviter tout amalgame qui pourrait porter préjudice à la  crédibilité professionnelle d’un employé. Afin de lever toutes ambiguïtés  pouvant causer ainsi des irrégularités volontaires ou involontaires, il devient alors plus qu’important de  maîtriser tous les contours qui régissent ces éléments liés aux trajets et déplacements professionnels. 

Le temps de trajet peut-il faire l’objet d’une compensation ?

Il est très important de noter d’entrée de jeu qu’à l’exception de certains cas de remboursement partiel des frais de transport domicile travail spécifiques à certaines entreprises, le temps de trajet entre la maison d’un employé  et son  lieu de service n’est pas du tout considéré comme du temps de travail. 

Selon la loi basée sur l’article L3121-1 du Code du travail, « La durée du travail effectif est le temps pendant lequel le salarié est à la disposition de l’employeur et se conforme à ses directives sans pouvoir vaquer librement à des occupations personnelles ». 

Ainsi, d’une manière générale, aucune obligation de compensation salariale ne peut être imposée à l’employeur. 

Néanmoins, il peut arriver que le salarié soit contraint de se déplacer de chez  lui pour un autre site lié à l’accomplissement de ses obligations professionnelles. Dans ce cas, il peut s’agir d’une contrainte de réunion avec un client ou des membres de l’administration hors des locaux et des autres sites habituels de l’entreprise.  Dès lors, si le temps de trajet normal entre le domicile et le travail habituel est inférieur au  temps de trajet entre le domicile et les nouveaux lieux de rencontres évoqués précédemment, alors deux formes de compensation sont envisagées pour le salarié en question : 

  • Une compensation  sous forme de repos
  • Une compensation financière 

La compensation est généralement définie d’un commun accord entre le salarié et l’entreprise pour laquelle il travaille. Dans d’autres cas, une convention régissant le secteur d’activité peut aussi faire office de base concernant le type de compensation à appliquer dans ce type de cas. 

Dans la mesure d’un désaccord entre les deux parties et d’une absence constatée d’une documentation spécifique à la convention du secteur d’activité, il revient alors à l’employeur de faire le nécessaire pour trouver un aboutissement sérieux et satisfaisant pour les deux parties.   Dans la majorité des cas, il peut consulter le délégué du personnel de l’entreprise ou faire recours à des organismes comme le comité social et économique. 

Est-ce que malgré cela le temps de trajet peut être considéré comme du temps de travail effectif 

Certains cas, le temps de trajet peut être apprécié comme du temps effectif de travail. Les cas considérés sont :  

  • Le temps de trajet pour se rendre d’un premier site de travail à un second site de travail pour rencontrer d’autres clients ou partenaires de l’entreprise
  • Le temps passé dans les locaux et les différents moyens de transport comme les salles d’embarquement, les trains, les avions, les voitures, etc.  
  • Le temps de trajet d’un employé de son domicile pour un site si ce dernier est contraint de passer initialement par le lieu de service avant de se rendre sur le lieu d’intervention où il est sollicité. 
  • Le temps de travail effectif non productif : c’est généralement le temps passé  à l’hôtel en dehors des heures normales de travail pour le compte de l’entreprise. 
  • D’autres cas peuvent aussi être considérés comme du temps effectif du travail. L’employé doit ainsi se rapprocher de son administration afin de consulter les accords de conventions collectives liés à son  secteur d’activité pour avoir le maximum d’informations afin d’éviter tout désagrément avec son employeur

Éléments régissant le déplacement professionnel  

De manière simple, le déplacement professionnel  est tout déplacement impliquant d’une manière directe l’exercice de l’activité professionnelle individuellement et/ou en groupe en dehors du domicile, des lieux et des différents sites habituels de travail. 

Bien que les nouvelles technologies offrent de nombreuses alternatives pour  collaborer avec  des partenaires et clients du monde entier, rien ne vaut la présence humaine pour échanger chaleureusement afin de conclure une affaire entre professionnels. Les déplacements professionnels sont ainsi d’une importance capitale pour le bon développement d’une entreprise. La gestion des déplacements devient un enjeu majeur. Certains éditeur l’on bien compris (exemple SAP Concur). Il permet ainsi à cette dernière d’entendre ses activités au-delà de son siège et de sa zone d’action  géographique habituelle. Le déplacement professionnel peut ainsi être au niveau départemental, régional, national ou international.  

Les voyages d’affaires sont soumis à des règles bien strictes  afin d’éviter des potentiels abus de tout bord (administration et salariés). Ainsi, ces déplacements sont souvent encadrés par de nombreux éléments  à savoir : 

  • Le motif : le motif est l’objet justificatif du déplacement du salarié. Ainsi, ce motif peut être prédéfini (régulier) dans la feuille de route du salarié ou tout simplement être l’objet d’une urgence (imprévue) qu’il faut à tout prix contenir pour sauvegarder les intérêts de l’entreprise.  Ainsi, ces motifs peuvent être : 
  • La réalisation régulière du métier comme c’est le cas des militaires, des chauffeurs routiers ou des livreurs 
  • L’ouverture d’une nouvelle représentation nationale   ou internationale pour des grosses entreprises
  • La réalisation d’un chantier 
  • La visite d’un client, fournisseur ou d’un partenaire
  • Les réunions stratégiques au siège pour des entreprises ayant plusieurs représentations
  • Un détachement temporaire 
  • La participation à un événement majeur comme les  séminaires, forum, congrès et salon 

 

  • Les collaborateurs concernés : En fonction des objectifs et de la structure de l’entreprise, toutes les personnes jugées nécessaires peuvent être concernées par les déplacements professionnels. Ainsi cela peut concerner les : 
  • les chefs d’entreprises pour des visites auprès des partenaires ou pour la participation à des évènements jugés stratégiques

 

  • Les commerciaux pour l’accomplissement et l’atteinte de leurs objectifs ainsi que les communicateurs pour le développement de la réputation de l’entreprise

 

  • Les ouvriers, techniciens et ingénieurs pour la réalisation de certaines missions ou le renforcement du personnel

 

  • les transporteurs, livreurs, infirmiers, avocats, etc. 

 

  • La loi : de manière globale,  la loi prévoit que  si les modalités de déplacement sont sans clause spécifique entre les deux parties,  elle stipule que l’accord du salarié de se déplacer est tacite en cas de besoin de l’entreprise. 

Ainsi, si les déplacements réguliers sont à prévoir, il est judicieux de délimiter certains éléments comme le périmètre de déplacement ainsi que les modalités comme la durée et la fréquence  au travers d’une clause de mobilité personnelle liée aux  objectifs professionnels du salarié.

Afin d’éviter tout amalgame et plus de transparence, la loi recommande de mettre à la disposition de tous les employés via un support accessible à tous, l’ensemble des informations liées aux déplacements professionnels.

 Ces informations peuvent être :  

  • les justificatifs à produire (ces justificatifs sont propres aux différentes entreprises et au poste occupé par le salarié) 
  • les modalités et les délais de remboursement
  • le processus administratif à suivre
  • les modes de transport à privilégier

Ces informations peuvent être relayées en interne via des affiches,  l’intranet de l’entreprise ou des supports de bienvenue des nouveaux collaborateurs. 

Quand est-il du délai de prévenance ?

La prévenance concernant le  déplacement professionnel fait couler beaucoup d’encre par le fait  que la loi n’est pas vraiment très explicite concernant ce point. 

Néanmoins, selon l’article 3.4.1  « L’employeur doit s’efforcer d’aviser le salarié de son déplacement dans le meilleur délai, compte tenu des particularités de celui-ci (distance, durée, caractère habituel ou non), sans que ce délai soit inférieur à 48 heures, sauf circonstances particulières ou nature de l’emploi. » 

Ainsi il est de bonne forme pour l’employeur de faire le nécessaire pour aviser l’employé d’un potentiel déplacement professionnel et ceci dans les délais les plus raisonnables de peur d’entrer en conflit avec ce dernier. 

Peut-on réellement refuser un déplacement professionnel ? 

Le déplacement  professionnel dépend réellement de l’activité ainsi que du poste occupé par un employé dans une entreprise. Certaines activités et postes nécessitent constamment l’obligation de se déplacer par rapport à d’autres.   Ainsi, si le poste poste ou l’activité professionnelle contraint un employé à se déplacer constamment, ce dernier ne peut pas refuser ou prendre pour excuse que cela ne figure pas réellement dans son contrat de travail. 

L’élément qui par contre peut entraver la volonté de l’employé à se déplacer peut être la zone géographique d’action définie initialement par l’employeur.  De ce fait, si cet élément est différent de ce qui avait  initialement prévu, l’employé est dans son plein droit de faire opposition à ce déplacement. 

Néanmoins, il peut arriver que pour des besoins urgents, l’employeur soumette une demande de déplacement exceptionnel à son employé pour servir les intérêts de l’entreprise. Dans ce cas, l’employé ne saurait refuser, car cela relèverait d’une forme d’insubordination qui peut être sanctionnée par sa hiérarchie. Par contre d’autres contraintes personnelles (problème de santé, personne dépendante à sa charge, etc.) peuvent motiver avec raison le refus d’un employé à vouloir se déplacer.

Comment se passe l’indemnisation des frais de déplacement professionnel ?

Une fois un déplacement professionnel reconnu, il doit faire l’objet d’une forme de remboursement de la part de l’employeur. Cela concerne généralement trois principaux éléments à savoir : 

  • Les frais d’hébergement : ceci concerne l’ensemble des établissements hôteliers pouvant être utilisé lors des déplacements professionnels. En fonction de leur vision et des moyens disponibles, la majorité des entreprises privilégient une certaine catégorie d’établissements par   rapport à d’autres. Les entreprises ont généralement des partenariats avec des établissements hôteliers sur le plan national et international. Dans ce cas, faire le choix d’un autre établissement vous engagera personnellement en termes de frais, car dans le cas d’un partenariat avec un établissement hôtelier, le remboursement se fait directement auprès de l’hôtel en question.  Il est donc important pour l’employé de consulter la documentation de son entreprise pour avoir le cœur net concernant les démarches et la politique d’hébergement à suivre  lors de ses différents déplacements professionnels. 

 

  • Les frais de transport : il s’agit ici des différents moyens de transport utilisés lors des déplacements professionnels d’un employé. En fonction des  lieux de travail ou des missions à accomplir, l’employé peut faire usage justifié en accord avec sa hiérarchie, d’une catégorie de transport qu’il estime être nécessaire pour le bon accomplissement de sa mission. 

 

  •  Les frais de repas : ce dernier élément est sensible, car il dépend en grande partie de la politique de l’entreprise vis-à-vis de ses employés en déplacements. Dans certains cas, les entreprises recommandent le strict nécessaire pour leurs employés. En cas  d’abus injustifié de la part de l’employé, l’entreprise peut décider de payer uniquement une partie des frais liés au repas. 

Pour bénéficier de tous ces remboursements,  il est très important pour l’employé de garder tous les justificatifs de ses activités lors de son déplacement professionnel. Ainsi, l’employé doit garder tous ses billets de transport, factures d’hôtels et de restaurant, etc. 

En définitive, il est important de remarquer que les lois concernant les trajets et les déplacements professionnels n’encardrent pas toujours parfaitement les questions tournant tout autour de ces deux aspects. 

De ce fait, il devient vital de faire recours à la documentation afférente à la convention collective qui encadre le secteur d’activité de l’employé  pour  que ce dernier puisse y voir plus clair. Il est aussi conseillé de consulter les guides du travailleur remis par la majorité des entreprises lors du recrutement de l’employé, afin que ce dernier prenne pleinement  connaissance de tous les éléments qui régissent les trajets et les déplacements professionnels.

Une fois conscient de toutes les réglementations+ internes et générales liées à son activité,  l’employé doit toujours conserver les justificatifs nécessaires et suivre les processus administratifs normaux pour pouvoir bénéficier des potentielles compensations financières ou sous forme de repos  qui peuvent lui être octroyées. 

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