Indispensable pour la majorité des entreprises, le tampon ou cachet d’entreprise est un sceau unique qui permet à une entreprise de signer et d’authentifier des documents officiels. Bien qu’il ne soit pas obligatoire, c’est un outil de communication à part entière permettant de faire connaître la société. Voilà pourquoi il ne faut pas le négliger. Dans cet article, découvrez tout ce qu’il faut savoir sur les tampons encreurs d’entreprise.
Qu’est-ce que le tampon d’entreprise ?
La création d’une société implique de se soumettre à certaines obligations, dont l’établissement de documents officiels, tels que la facture, le devis, etc. C’est à cette fin qu’est utilisé le tampon d’entreprise ou cachet. Il s’agit d’un sceau de reconnaissance qui est unique à chaque entreprise. En effet, il porte des informations permettant d’identifier cette dernière. Voilà pourquoi, cet accessoire est parfois considéré comme une marque distinctive de chaque structure.
Composé d’un coussinet où l’encre va s’imbiber et d’un manche, le tampon présente un motif en caoutchouc ou en polymère. Le cachet d’entreprise peut être manuel ou automatique. Le choix du modèle dépend de l’utilisation.
À quoi sert le tampon d’entreprise ?
Pour une entreprise, le tampon peut avoir plusieurs utilités et avantages :
- Un outil pratique : en fonction de son domaine d’activité, une société peut être amenée à établir et délivrer des devis ou factures sur lesquels doivent figurer certaines informations. Bien sûr, elle peut les écrire au format manuscrit. Mais, quand elle doit établir 20 factures par jour et répéter ces informations 20 fois, cela peut être contraignant et fatigant. Le tampon lui permet de s’affranchir de cette lourde tâche, car les informations essentielles figurent déjà sur celui-ci.
- Plus crédible vis-à-vis des tiers : la crédibilité des partenaires est une condition essentielle au développement de l’activité d’une entreprise. Une structure qui utilise un cachet plutôt que des informations manuscrites sur une facture sera plus crédible aux yeux des fournisseurs, clients ou collaborateurs.
- Un outil informatif : apposé sur chaque document délivré par l’entreprise, le tampon donne des renseignements sur celle-ci. En effet, les mentions qu’il comporte permettent d’informer les tiers et les destinataires de ces documents sur la société.
- Un outil identifiant : comme évoqué plus haut, le tampon est un sceau unique. Il est conçu spécialement pour une entreprise. En ce sens, il joue un rôle d’identification. Il permet d’identifier celle-ci et de la différencier des autres entreprises concurrentes.
Le tampon est-il une obligation pour l’entreprise ?
Contrairement aux autres obligations de l’entreprise comme la possession d’un statut juridique, le fait d’avoir un cachet n’est pas une obligation pour une société. En fait, la loi française laisse chaque société libre de décider si elle veut utiliser un tampon ou non.
Le tampon n’a pas de valeur juridique, car les renseignements qu’il fournit sont déjà supposés figurer sur tous les documents établis par la société. Il ne fait donc que les rappeler. Une autre raison du caractère non juridique du cachet est qu’il est facile de s’en procurer un. Aucun justificatif n’est requis lors de la commande d’un tampon. Cette facilité peut générer des conflits d’intérêts. Il apparaît donc évident que cet outil ne peut acquérir une valeur juridique.
Bien qu’il n’ait pas une valeur juridique, le tampon peut néanmoins avoir une valeur légale. Il permet d’officialiser un document lorsqu’il est apposé dessus et qu’il est surmonté de la signature d’un employé de la société habilité à le faire.
Où faire la commande d’un tampon d’entreprise ?
La commande d’un tampon d’entreprise doit se faire auprès d’un professionnel spécialisé dans le domaine. Elle peut se faire physiquement ou en ligne. À ce titre, de nombreux sites, à l’instar de Tootampon.com, proposent de concevoir et de personnaliser les tampons d’entreprise. Les fabricants de tampons peuvent proposer des modèles à remplir avec les propres informations de l’entreprise ou concevoir des modèles selon la commande de l’entreprise.
Quelles sont les mentions qui doivent apparaître sur le tampon d’entreprise ?
Quand une entreprise décide d’utiliser des tampons, elle doit y faire figurer certaines informations :
Les mentions obligatoires
Si le cachet est destiné à un usage externe, il doit comprendre :
- La dénomination ou le nom de l’entreprise
- Le statut juridique (SA, SARL, EURL…)
- Le capital de la société (montant)
- L’adresse du siège social de la société
- Les coordonnées de la société (courrier électronique, site internet, téléphone, etc.)
- Les numéros d’identification (SIRET, SIREN, APE, RCS…)
- TVA intercommunautaire
Si le cachet est pour un usage interne, il doit renseigner sur son utilisateur, c’est-à-dire son nom, sa fonction et ses coordonnées.
S’il s’agit d’une association, la mention « Association loi 1901 n°…. » doit figurer sur le tampon.
Les mentions annexes
Hormis les mentions obligatoires, d’autres indications annexes peuvent aussi apparaître sur le tampon d’une entreprise comme :
- La mention « location-gérance » dans le cas d’une location-gérance
- La mention « contrat d’appui » pour une entreprise bénéficiaire d’un contrat d’appui avec les informations concernant l’entreprise d’appui (dénomination sociale, adresse du siège social, numéro unique d’identification)
Les différents types de tampons d’entreprise
Il existe de nombreux types de tampons d’entreprise en fonction de son utilisation ou de sa matière :
- Le tampon en bois : c’est le classique des classiques. Il continue à être utilisé dans toutes les entreprises malgré l’apparition de nouveaux designs et matériaux. Le tampon en bois nécessite un encrage séparé.
- Le tampon de poche : plus apprécié que le tampon en bois, il est indispensable pour les commerciaux qui se déplacent sur le terrain. C’est un petit tampon pouvant être emporté partout, permettant d’authentifier certains documents sur le site.
- Le tampon encreur : il est surtout utilisé pour faciliter l’organisation et le classement des documents avec des mentions telles que « Payé », « Validé », « Bon à payer », « Reçu le… », « Urgent », « Confidentiel », etc. Plutôt que d’écrire ces mentions, il est plus facile de les apposer par le biais du tampon.
- Le tampon dateur : comme son nom l’indique, il permet de dater les courriers afin d’en faciliter le triage ou le traçage de leur émission ou réception.
- Le tampon numéroteur : ce type de tampon est utile pour le classement des documents par numéro.
