Les réunions professionnelles sont des événements vitaux et essentielles au développement d’une entreprise : elles permettent de faire le point sur une situation ou de planifier le déroulement des futures projets. Pourtant, une réunion professionnelle peut vite devenir problématique et peu prolifique si elle est mal organisée ! Dans cet article, nous vous donnons nos conseils pour organiser des réunions professionnelles efficaces au bon déroulement de votre boite !
Comment bien organiser sa réunion professionnelle
Une réunion est-elle vraiment nécessaire ?
D’abord, décidez si la planification d’une réunion est vraiment nécessaire. Une réunion n’est pas toujours le moyen optimal pour transmettre des informations !
Si un information peut être transmise par mail ou directement dans l’espace de travail, l’organisation d’une réunion n’est pas obligatoire.
Une salle de réunion optimale
Certaines réunions cruciales pour la vie d’une entreprise peuvent suggérer la location d’une salle spécialement pour l’occasion. Une salle de réunion située dans un endroit accessible est parfait si vous avez des collaborateurs qui travaillent à l’étranger et qui doivent se rendre à la réunion !
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Uniquement les collaborateurs qui ont besoin d’être présent
Avez-vous déjà été invité à une réunion en vous demandant pourquoi vous êtes là ?
Ne faites pas perdre de temps aux employés en les invitant à une réunion à laquelle ils n’ont pas besoin d’assister.
Si un collègue ou un supérieur hiérarchique doit être informé de ce qui a été discuté lors d’une réunion, vous n’avez pas besoin de l’inviter à la réunion proprement dite. Il suffit de préparer un résumé de la réunion et de le lui envoyer par la suite. Ils apprécieront le gain de temps ainsi réalisé et vous avez l’assurance qu’ils sont pleinement informés des discussions.
Ayez un ordre du jour
Pour planifier des réunions efficaces, vous devez d’abord décider de ce qui sera discuté.
Quel est l’objectif de la réunion ? Élaborez à l’avance un ordre du jour de la réunion et distribuez-le aux participants.
Indiquez l’heure de début et incluez une courte liste de sujets à aborder.
N’enlisez pas votre propre réunion avec un ordre du jour trop long et trop détaillé.
Indiquez le nom des personnes qui seront chargées de faire rapport sur un domaine spécifique.
N’oubliez pas que cela est important pour les participants, mais aussi pour vous. Lorsque vous aurez établi votre ordre du jour, vous pourrez plus facilement respecter le déroulement de la réunion et ainsi ne pas perdre de temps !
Soyez clair sur vos attentes
Lorsque vous envoyez la première notification de la réunion, soyez clair sur son objectif et vos attentes. La réunion s’articule-t-elle autour d’une présentation ? Les participants devront-ils prendre des notes ? Ou s’agit-il d’une séance de brainstorming où chacun est censé venir avec des idées et des suggestions ?
Dans certaines cultures d’entreprise, les employés n’ont pas besoin de participer – ils se contentent d’écouter simplement. Dans d’autres entreprises, les employés participent librement. Dans les lieux de travail collaboratifs d’aujourd’hui, l’interaction et le partage d’idées sont non seulement les bienvenus, mais c’est souvent le but de la réunion !
Lorsque vous exposez vos attentes, c’est également le moment d’envoyer les lectures ou les documents que vous souhaitez que les participants examinent. Ainsi, ils seront préparés à leur arrivée à la réunion et pourront apporter des remarques constructives.
Soyez bref et simple
Pas besoin de faire traîner la réunion en longueur. Cherchez à la terminer le plus rapidement possible en étant clair et concis. N’oubliez pas que la durée de la réunion empiète sur le temps de travail !
Restez sur le sujet
Un ordre du jour seul ne permettra pas de mener à bien votre réunion. Tenez-vous en à l’ordre du jour et évitez que les discussions ne s’égarent sur des sujets connexes.
Répondez à toute question hors sujet, en précisant qu’il s’agit d’un sujet pour une autre réunion ou qu’il sera abordé en privé.
Personne n’aime une réunion fugitive où l’objet de la réunion est relégué au second plan par rapport aux autres conversations.
Si vous souhaitez en savoir plus pour booster davantage l’efficacité de vos réunions professionnelles, nous vous invitons à lire cet article du site manager-go disponible en cliquant sur ce lien.
