Les dirigeants d’entreprise courent d’une réunion à l’autre avec à peine le temps de prendre un café…
Des réunions peu optimisées finissent par prendre du temps sur le « vrai » travail, il est donc essentiel de chercher à les optimiser à tout prix afin de gagner en efficacité. De plus,
Nos idées pour améliorer l’efficacité des réunions d’entreprise
Ne faites pas de réunion
Avant d’envoyer l’invitation à une réunion, demandez-vous si cette réunion est importante ou non. Le contenu de la réunion peut-il être traité par e-mail ou par l’un des canaux de communication collaborative que vous avez établis ?
À moins que le contenu ne nécessite des discussions continues ou des décisions à prendre en collaboration, un mail suffira !
Si les réunions d’équipe hebdomadaires peuvent être bénéfiques (en particulier pour une équipe à distance), elles peuvent aussi être une perte de temps.
Préparer la réunion en amont rapidement
Pour éviter de trainer en longueur, il est nécessaire de préparer la réunion en amont. Pour être efficace au maximum, nous vous invitons à considérer certains outils qui permettent d’optimiser l’élaboration et la tenue des réunions d’entreprise. A titre d’exemple, nous pouvons citer la solution Klaxoon qui propose une suite d’outils destinés à la création de Workshop !
Réduisez la durée des réunions
La plupart des réunions d’entreprise pourraient être réduites en termes de durée. Peu de réunions ont vraiment besoin de durer une heure. Des réunions plus courtes signifient que chacun s’engage avec un sentiment d’urgence. Les mises à jour sont brèves, les points frivoles sont mis hors ligne et les décisions sont prises sans boucles d’analyse interminables.
Inviter uniquement les participants concernés
Lorsque vous réfléchissez aux personnes à inviter à la réunion, veillez à n’inviter que celles qui bénéficieront de la conversation ou qui sont nécessaires à celle-ci. Plus il y a de participants, plus l’ordre du jour risque de dérailler.
Pour vous assurer que tous les participants sont prêts à contribuer, envoyez un ordre du jour plus complet avec les sujets/questions que vous souhaitez qu’ils examinent à l’avance.
Cela permettra à chacun d’apporter ses meilleures idées en un temps plus court.
Établissez des ordres du jour axés sur des objectifs précis
Lorsque vous faites circuler l’ordre du jour, assurez-vous que chacun comprend le résultat escompté pour chaque point de la liste. Notez à l’avance les décisions à prendre, les demandes de mises à jour et les actions à mener dans le cadre d’un brainstorming.
Proposer des réunions facultatives
Permettez aux membres de l’équipe de dire non aux réunions qui ne représentent pas une bonne utilisation de leur temps. Dites non vous-même aux réunions lorsque cela est nécessaire. En donnant l’exemple de comportements sains sur le lieu de travail, vous autorisez vos collaborateurs à se comporter de manière à protéger leur temps contre des engagements inutiles et arbitraires.
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Organiser et conduire une réunion – Manager GO
Comment réussir ses réunions – Moon Event
