Quelles sont les règles à connaître pour bien réaliser une fiche de paie ?

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Encore appelée bulletin de paie, la fiche de paie désigne un document justificatif d’emploi auquel chaque employé d’une entreprise a droit lors du paiement des salaires. Elle s’apparente à une preuve matérielle de l’exercice d’une fonction et du paiement des rémunérations. À ce titre, elle est hautement encadrée par la loi qui fait mention obligatoire aux employeurs d’y inscrire certaines informations précises. Pour éviter les infractions et frustrations, voici pour vous les règles à connaître pour bien réaliser une fiche de paie.

La fiche de paie : une obligation pour les employeurs

Le bulletin de paie est un document qui synthétise tous les éléments de rétribution d’un employé mensualisé ou non dans une entreprise donnée. C’est l’image d’un rapport contractuel entre l’employé et l’employeur et une source d’informations sur le salarié. L’employeur a le devoir de le remettre à ses salariés au risque d’être accusé de « délit de travail dissimilé » (l’article L8221-5 du Code du travail). D’ailleurs, ce document est même soumis depuis janvier 2018 à des règles d’affichage et de libellé plus radicales. Ceci est rendu possible grâce à la loi de classification des fiches de paie en vue de faciliter sa lecture et sa compréhension aux employés (décret n° 2016-190 du 25 février 2016).

Quelles sont les informations qui doivent être mentionnées sur une fiche de paie ?

Faire une fiche de paie en ligne est aujourd’hui réalisable. Mais selon le Code du travail, il est obligatoire de prendre en compte les mentions suivantes :

Renseignements sur le l’employeur

Ils regroupent :

  • nom, adresse de l’employeur ;
  • référence de l’organisme auquel l’entreprise verse les cotisations de sécurité sociale ;
  • numéro d’immatriculation sous lequel l’entreprise verse les cotisations sociales ;
  • et code APE pour les entreprises inscrites au répertoire de l’INSEE ;
  • la Convention collective applicable ou les références du Code du travail relatives à la durée des congés payés et les délais de préavis.

Renseignements sur le salarié et la paie mensuelle

Cette rubrique doit préciser :

  • nom et intitulé de l’emploi du salarié ;
  • position du salarié dans la classification conventionnelle applicable ;
  • indication de la nature de la base de calcul du salaire lorsque, par exception, cette base de calcul n’est pas la durée du travail ;
  • nature et montant des accessoires de salaire soumis aux cotisations salariales et patronales (primes et autres) ;
  • montant de la rémunération brute de l’employé ;
  • nature et montant de tous les prélèvements sociaux et fiscaux sur la rémunération brute (CSG, CRDS, cotisations salariales ;
  • montant du net à payer au salarié et date de paiement ;
  • les dates de congés payés et montant de l’indemnité correspondante si une période de congé est comprise dans la période de paie ;
  • montant de la prise en charge des frais de transport public ou des frais de transport personnels ;
  • les allègements de cotisation ;
  • le montant total versé par l’entreprise ;
  • l’impôt sur le revenu ;
  • la durée du travail ;
  • les cotisations et contributions sociales…

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