Dans cet article, nous allons parler de la bonne organisation d’une équipe au sein d’une entreprise. Cette responsabilité incombe principalement au manager qui doit s’assurer que ses équipes soient le plus efficaces possibles sans pour autant les surcharger. Ce subtil équilibre doit permettre d’optimiser la productivité tout en maintenant un bon niveau de satisfaction chez les collaborateurs. Voyons comment procéder.
Suivre les heures supplémentaires
Le suivi des heures supplémentaires est indispensable, aussi bien d’un point de vue organisationnel que d’un point de vue légal. Bien souvent, cela se fait via le remplissage de feuilles d’heures qui ont tendance à se perdre ou tout simplement à ne jamais être remplies en temps et en heure. La solution est de déployer un logiciel pour gérer les heures supplémentaires. Ce type de logiciel permet aux employés de déclarer leurs heures. La gestion informatisée du temps de travail offre un gain de temps considérable pour les managers et réduit drastiquement le risque d’erreurs.
Bien répartir les tâches
Les employés sont toujours attentifs au juste équilibre de la charge de travail au sein de l’équipe. Bien entendu, cette décision revient au manager mais il se doit d’être le plus juste possible. Si certains employés ont le sentiment d’être surchargés par rapport à d’autres, cela posera problème. De la même manière, il faut veiller à ne pas toujours assigner les tâches complexes ou ingrates aux mêmes employés. Il en résulterait un risque de démotivation à moyen ou long terme.
Être à l’écoute
Face à une surcharge de travail, certaines personnes vont immédiatement se plaindre. D’autres vont simplement courber le dos et encaisser la charge sans rien dire. Le rôle du manager est donc de se montrer à l’écoute de ses équipes pour entendre le ressenti de chaque individu. Tout le monde n’a pas la même capacité à travailler. Certaines personnes sont très rapides et d’autres sont plus lentes. Il faut faire avec dans une certaine mesure et adapter le type de tâches que l’on donne à chacun.
Casser la routine
Certains employés ont tendance à apprécier la routine. Ils s’installent dans un train-train quotidien où ils répètent les mêmes tâches. Au bout de quelques temps, ils perdent leur capacité à travailler sur de nouveaux sujets. Pire, ils craignent toute forme de changement et de nouveauté. Le manager doit donc s’assurer de régulièrement renouveler les activités pour éviter toute forme de routine.
