Pour de nombreuses entreprises, la dématérialisation des documents peut sembler difficile.
Par exemple, le droit et la finance sont tous deux des industries traditionnellement lourdes en papier, avec notamment de nombreux classeurs et d’archives stockées sous forme physique, c’est-à-dire en papier.
Mais à une époque où presque tous les employés ont accès à un ordinateur ou à un appareil mobile, la réduction de l’usage du papier est désormais une véritable opportunité qui présente à la fois une perspective économique et environnementale.
Nous allons passer en revues les avantages que cela implique mais aussi quelques astuces pour accélérer la digitalisation de son entreprise. Bien évidemment, certains secteurs sont plus propices que d’autres au digital mais chaque entreprise peut néanmoins implémenter au moins quelques solutions !
Les avantages de la dématérialisation
Le papier peut être bon marché et facile à distribuer. Mais une fois que vous commencez à payer pour les imprimantes, le toner, le câblage, la connectivité, la maintenance, l’entretien et l’assistance aux utilisateurs, les coûts s’accumulent rapidement. Sans oublier le coût du stockage de tous ces documents.
Evidemment, réduire l’usage du papier ne veut pas dire sans s’affranchir totalement, mais cet aspect peut aussi être optimisé. Par exemple, le Groupe Hexapage propose différentes solutions pour l’organisation et l’aménagement des entreprises. Parmi les services que le groupe propose, il y a l’optimisation du parc d’impression qui permet là encore de rationaliser les coûts pour l’utilisation du papier physique dont on ne peut pas se passer. Le parc d’impression est amélioré grâce à des imprimantes multifonctions HP workpath notamment.
En plus des économies réalisées, la réduction de l’usage du papier présente aussi un impact positif pour l’environnement. Moins de papier signifie moins d’arbres abattus et moins d’énergie utilisée pour la fabrication et le transport du papier.
Les astuces pour réduire sa consommation de papier
Partage électronique des documents
L’un des moyens les plus simples d’éliminer l’utilisation excessive de papier est d’utiliser des applications basées sur le cloud. Celles-ci vous permettent de partager des fichiers avec des clients ou en interne rapidement et efficacement.
Les documents numériques sont beaucoup plus polyvalents que le papier. Ils sont plus simples à modifier par plusieurs personnes, plus faciles à rechercher et plus faciles à stocker et à envoyer. Ils peuvent être aussi facilement sécurisés via un système d’accès.
Facturation et service bancaires en ligne
La facturation électronique et les relevés bancaires en ligne sont la voie à suivre pour réduire l’utilisation inutile de papier. Plus vous utiliserez la facturation et les opérations bancaires en ligne, moins vous dépenserez en enveloppes, en frais postaux et en temps de travail. Prenez donc contact avec votre banque, vos fournisseurs et vos clients afin de vous organiser pour favoriser le banking en ligne et la facturation électronique.
Signatures électroniques
De nombreuses personnes hésitent encore à utiliser des documents avec signature électronique, remettant en cause leur validité juridique. Mais la plupart des pays ont maintenant des lois qui rendent les contrats signés électroniquement aussi valables que ceux signés au stylo sur papier ! Des outils en ligne gratuits vous permettent de créer des signatures électroniques juridiquement reconnues.
